Privacyverklaring

Essentie Psychologie, gevestigd aan de Grotestraat 142A, 5141 HC Waalwijk en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42112310, hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit privacystatement legt uit hoe Essentie Psychologie omgaat met persoonsgegevens, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

1. Toepassing

Dit privacystatement is van toepassing op:

1. cliënten en potentiële cliënten;

2. bezoekers van de praktijk;

3. bezoekers van de website;

4. overige personen die contact opnemen met Essentie Psychologie.

Essentie Psychologie is verantwoordelijk voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Contactpersoon is Cindy Croonen, bereikbaar via [info@essentiepsychologie.nl](mailto:info@essentiepsychologie.nl).

2. Verwerking van persoonsgegevens

Essentie Psychologie verwerkt persoonsgegevens die iemand zelf persoonlijk, telefonisch, schriftelijk of digitaal verstrekt.

Het gaat, voor zover noodzakelijk, om:

1. naam, geboortedatum, adres, e-mailadres en telefoonnummer;

2. BSN, soort identiteitsbewijs, documentnummer en het feit dat de identiteit is gecontroleerd; er wordt geen kopie van het identiteitsbewijs bewaard;

3. aanmeld-, intake-, behandel- en gezondheidsgegevens;

4. gespreksnotities, afspraken en relevante informatie uit telefoongesprekken;

5. factuur-, betaal- en administratieve gegevens;

6. technische gegevens die bij een bezoek aan de website door Google Sites kunnen worden verwerkt, zoals het IP-adres en browser- en apparaatgegevens.

Essentie Psychologie ontvangt deze gegevens in beginsel rechtstreeks van de betrokkene.

3. Doeleinden van de verwerking

Essentie Psychologie verwerkt persoonsgegevens voor:

1. het aangaan en uitvoeren van een psychologische behandelovereenkomst;

2. het aanleggen en bijhouden van een cliëntdossier;

3. het plannen van afspraken en onderhouden van praktisch contact;

4. het voeren van videogesprekken via Zorglink of Microsoft Teams;

5. het factureren van verrichte werkzaamheden, verwerken van betalingen en zo nodig innen van openstaande bedragen;

6. het voldoen aan wettelijke en administratieve verplichtingen;

7. het behandelen van vragen, verzoeken of klachten.

E-mail en WhatsApp Business worden alleen gebruikt voor praktische communicatie. Deel via deze kanalen geen inhoudelijke of gevoelige informatie. Inhoudelijke zaken worden telefonisch of tijdens een afspraak besproken. Gesprekken worden niet opgenomen.

4. Rechtsgrond

Essentie Psychologie verwerkt gewone persoonsgegevens op basis van:

1. de uitvoering van of voorbereiding op de behandelovereenkomst;

2. wettelijke verplichtingen, zoals de dossierplicht, fiscale bewaarplicht en registratie van het BSN;

3. toestemming, wanneer deze voor een specifieke verwerking of verstrekking nodig is;

4. een gerechtvaardigd belang, zoals het beveiligen van de praktijkvoering of innen van een openstaande factuur.

Gezondheidsgegevens worden alleen verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor het verlenen van psychologische zorg en het beheer van het cliëntdossier. Daarbij geldt een geheimhoudingsplicht.

Wanneer een verwerking op toestemming berust, kan deze toestemming altijd worden ingetrokken. Dit verandert niets aan de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.

Het verstrekken van noodzakelijke cliëntgegevens is een voorwaarde om een behandeling te kunnen starten en uitvoeren. Zonder deze gegevens kan Essentie Psychologie mogelijk geen behandeling aanbieden of factuur opstellen.

5. Dienstverleners en verwerkers

Essentie Psychologie maakt voor de praktijkvoering gebruik van dienstverleners zoals Zorglink/Praktijk.Online, TransIP, WhatsApp Business, Microsoft Teams en een bank.

Voor zover een dienstverlener in opdracht van Essentie Psychologie persoonsgegevens verwerkt, worden de wettelijk vereiste afspraken gemaakt over privacy, vertrouwelijkheid en beveiliging.

6. Persoonsgegevens delen met derden

Essentie Psychologie verstrekt geen persoonsgegevens aan derden voor commerciële doeleinden.

Persoonsgegevens worden alleen aan anderen verstrekt wanneer:

1. de cliënt daarvoor toestemming heeft gegeven;

2. dit noodzakelijk is voor de behandeling van een klacht of juridische aanspraak;

3. Essentie Psychologie daartoe wettelijk of door een rechterlijke beslissing wordt verplicht;

4. het doorbreken van de geheimhouding het enige en laatste middel is om direct gevaar voor de cliënt of een ander te voorkomen.

Er worden nooit meer gegevens verstrekt dan noodzakelijk. Als de geheimhouding moet worden doorbroken, wordt de cliënt daarover vooraf of, wanneer dat vanwege acuut gevaar niet mogelijk is, achteraf geïnformeerd.

7. Doorgifte buiten de EER

Sommige digitale dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Voor zover dit gebeurt, moet de doorgifte zijn gebaseerd op een geldig besluit van de Europese Commissie of op passende waarborgen, zoals de Europese standaardcontractbepalingen.

8. Website en cookies

De website van Essentie Psychologie is gemaakt met Google Sites. Essentie Psychologie gebruikt geen Google Analytics, contactformulier, trackingcookies of ingesloten diensten van andere aanbieders.

Google kan bij het aanbieden en beveiligen van Google Sites technisch noodzakelijke gegevens en cookies verwerken. Meer informatie staat in het privacybeleid van Google.

9. Bewaren van gegevens

Essentie Psychologie bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk en hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

1. cliëntdossiers: twintig jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier, of langer wanneer dit voor goede zorg noodzakelijk is;

2. financieel-administratieve gegevens en facturen: zeven jaar;

3. aanmeldgegevens wanneer geen traject start: maximaal drie maanden nadat duidelijk is dat geen traject wordt gestart;

4. praktische berichten en voicemailberichten: niet langer dan noodzakelijk voor de afhandeling.

Een cliënt kan verzoeken om het dossier eerder geheel of gedeeltelijk te vernietigen. Essentie Psychologie voert dit verzoek in beginsel binnen één maand uit, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.

10. Beveiliging

Essentie Psychologie neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Binnen de praktijk heeft alleen Cindy Croonen toegang tot de praktijkadministratie en cliëntdossiers. Ingeschakelde verwerkers hebben uitsluitend toegang voor zover dit noodzakelijk is voor hun dienstverlening.

Papieren intakedocumenten worden na veilige opname in het digitale dossier vernietigd. Tijdelijke lokale bestanden worden verwijderd nadat is gecontroleerd dat zij correct in Zorglink zijn opgeslagen.

11. Rechten, vragen en klachten

Een betrokkene kan Essentie Psychologie verzoeken om:

1. inzage in of een afschrift van persoonsgegevens;

2. correctie of aanvulling van feitelijk onjuiste gegevens;

3. toevoeging van een eigen verklaring aan het cliëntdossier;

4. verwijdering of vernietiging van gegevens;

5. beperking van de verwerking;

6. overdracht van gegevens, voor zover dit recht van toepassing is;

7. bezwaar tegen een verwerking, voor zover dit recht van toepassing is.

Voor deze rechten kunnen wettelijke beperkingen gelden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer gegevens van anderen in het dossier staan, gegevens wettelijk moeten worden bewaard of een verzoek om correctie betrekking heeft op een professionele bevinding of conclusie.

Een verzoek, vraag of klacht kan worden gestuurd naar [info@essentiepsychologie.nl](mailto:info@essentiepsychologie.nl). Essentie Psychologie reageert in beginsel binnen één maand.

Wanneer een klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost, kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens via [www.autoriteitpersoonsgegevens.nl](http://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

13. Wijzigingen

Essentie Psychologie kan dit privacystatement wijzigen. De actuele versie wordt gepubliceerd op deze pagina. 

Versie: augustus 2026